Fast jedes Krankenhaus in den Niederlanden ist derzeit damit beschäftigt, eine E-Consult-Anwendung zu implementieren oder einzuführen. Wir möchten dies so schnell wie möglich in Angriff nehmen, damit die Versorgung wieder aufgenommen werden kann, ohne dass die Patienten unnötig im Krankenhaus bleiben müssen.

Es scheint einfach zu sein; schließlich verwenden wir alle manchmal Videotelefonie in unserem Privatleben. Dennoch ist der Einsatz von E-Consult-Anwendungen in einer Krankenhausumgebung mit viel Arbeit verbunden. Es gibt viele Möglichkeiten und Entscheiden ist nicht immer einfach: Nutzen Sie die Lösung eigenständig oder integrieren Sie diese direkt in die elektronische Patientenakte (ePA) und das Patientenportal? Welche Pflegekräfte und Patienten müssen damit arbeiten? Die Hauptfrage lautet daher: Wie macht man in kurzer Zeit eine komplexe E-Consult-Implementierung zu einem Erfolg?

 „Wenn die richtigen Leute ab dem ersten Tag dabei sind, kann das Team flexibel reagieren“.

Wir haben aus Erfahrung gelernt, welche Faktoren wichtig sind. Es folgen unsere 5 Tipps:

1. Wählen Sie die richtigen Personen für das Projektteam aus

Möglicherweise offensichtlich, aber wissen Sie wirklich, wer an der Umsetzung beteiligt sein sollte? Hierbei können Sie denken an Personen aus Ihrem ePA-Team, das sind zum Beispiel Personen mit Kenntnissen vom Terminmodul, der Krankenakte, dem Patientenportal und jemanden, der sich mit Software Koppelungen auskennt. Beziehen Sie auch Personen der Geschäftsführung mit ein, um schnell Entscheidungen treffen zu können. Nicht zu vergessen sind auch eine Person, die sich um organisatorische Belange kümmert und einen Mitarbeiter aus Ihrer Kommunikationsabteilung. Wenn die richtigen Leute ab dem ersten Tag dabei sind, kann das Team flexibel reagieren.

2. Denken Sie sorgfältig über die Namensgebung nach

E-Konsultation, digitale Konsultation, Videokonsultation, Videotelefonie: Namen für einen digitalen Termin gibt es viele. Überlegen Sie sich genau, welche Namensgebung Sie verwenden wollen und seien Sie dann konsequent damit. Es wäre ärgerlich, wenn ein Patient seine Konsultation verpasst, weil er im Patientenportal nach der Schaltfläche „E-Konsultation“ sucht, während Ihre IT-Abteilung sie „Videokonsultation“ genannt hat.

3. Beziehen Sie die Kommunikationsabteilung von Anfang an mit ein

Bei einem E-Consult dreht sich alles um Kommunikation. Nicht nur, wenn die Anwendung in Betrieb genommen wurde, sondern auch während der Implementierung und dem Ausbau der Anwendung. Seien Sie sich darüber im Klaren, dass nicht nur Ihre Mitarbeiter entsprechend geschult werden müssen. Auch Patienten müssen wissen, dass der E-Consult in Ihrer Organisation verfügbar ist, welche Vorteile dies hat und wie sie damit umgehen sollen. Alles in allem handelt es sich um eine Menge Kommunikation über verschiedene Kanäle. Durch die sofortige Einbindung der Kommunikationsabteilung in das Projekt werden alle rechtzeitig über die neue Situation informiert.

4. Besprechen Sie den neuen Arbeitsprozess mit Ihrem medizinischen Personal

Für Ihr medizinisches Personal wird sich einiges ändern. Wissen sie, wie der neue Arbeitsprozess aussehen wird? Sie müssen nicht nur wissen, wie man die E-Konsultationsanwendung anwendet, sondern auch, wie man einen digitalen Termin vereinbart oder einen bestehenden Termin in eine E-Konsultation umwandelt. Sie wollen verhindern, dass ein Mitarbeiter den Termin falsch einträgt und den Patienten falsch belehrt. Die Konsequenzen hiervon können z.B. Probleme bei der Abrechnung sein.

5. Sorgen Sie für eine klare Kommunikation über die Voraussetzungen

Vielleicht bieten Sie die E-Konsultation über das Patientenportal, eine separate App oder Webanwendung an. Egal welchen Weg Sie wählen, bestimmte Voraussetzungen müssen erfüllt werden.

Hierbei können Sie an folgende Punkte denken:

• Haben Patienten bereits ein Nutzerkonto für das Portal/die App?
• Haben Patienten und medizinisches Fachpersonal die richtige App (und die richtige Version) installiert?
• Verwenden sie einen kompatiblen Webbrowser?
• Bekommen Ihre Mitarbeiter ein Gerät, oder arbeiten Sie nach dem Prinzip „bring your own device“?

Durch gute Kommunikation im Vorfeld, verhindern Sie, dass Ihr Helpdesk mit Meldungen über technische Probleme überschwemmt wird.

Voneinander lernen

Wir können viel von Erfahrungen anderer lernen, deshalb ist der Austausch von Wissen gerade in turbulenten Zeiten sehr wichtig. Die oben genannten Tipps können Sie direkt in der Praxis anwenden. Haben Sie weitere gute Tipps für Ihre Kollegen, die E-Konsultationsanwendung einführen wollen? Teilen Sie sie mit uns – und mit anderen!